Por Alexander Young, ex cirujano y fundador / director ejecutivo de Virti con la misión de mejorar el desempeño humano de organizaciones, equipos e individuos.

Para cualquier negocio en crecimiento, asegurarse de que su equipo en crecimiento esté alineado con una misión corporativa sólida y tenga una cultura y valores que se exhiban todos los días es vital para un crecimiento exitoso. Se debe celebrar la cultura y la misión y se debe capacitar a los miembros del equipo para ayudarlos a desarrollarse. Detrás de la cultura hay herramientas y procesos que ayudan a los miembros del equipo en todos los niveles a tomar decisiones rápidas, completar tareas y aprender de sus errores en un entorno seguro.

Una herramienta que he utilizado en varias áreas de actividad es “Los 5 porqués”. Esta sencilla herramienta se puede aplicar ampliamente a cualquier departamento o empresa para ayudar a los miembros de su equipo a consultar información y entregar la información más precisa a la empresa.

Orígenes

“Los 5 porqués” fueron desarrollados originalmente en la década de 1930 por Sakichi Toyada, fundador de Toyota Industries, para comprender el razonamiento detrás del desarrollo de nuevas características de productos o procesos de fabricación. La herramienta ahora se usa en otras filosofías y procesos de fabricación como Kaizen, manufactura esbelta y Six Sigma. En su libro, El fin de semana de siete días Ricardo Semler de Semco cita una metodología adecuada de “3 porqués”, también destinada a ser utilizada en la toma de decisiones y el establecimiento de metas.

Cómo utilizar “Los 5 porqués”

El método es extremadamente simple: cualquiera que sea la afirmación, el desafío o el problema, puede identificar el resultado correcto o identificar la causa subyacente preguntando “¿por qué?” ” cinco veces. Esto ayuda al usuario a comprender la raíz del problema e identificar una contramedida.

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La pedagogía detrás de “Los 5 porqués” es que le permite al usuario revelar la influencia oculta de una causa lejana al mismo tiempo que le ilustra la importancia de sumergirse más profundamente y desarrollar su curiosidad. La curiosidad ha sido identificada como una característica de los vendedores de alto desempeño, y tener una herramienta y un sistema que impulse la curiosidad en su equipo es extremadamente útil.

Imagine que su equipo de ventas adopta un enfoque de ventas en el que son responsables de educar al cliente y adaptar la conversación a las necesidades del cliente. En una llamada de calificación, le preguntan al cliente cuál es su problema principal y en qué puede ayudar su empresa.

Problema del cliente: Necesitamos una herramienta que nos ayude a incrementar nuestras ventas en el primer trimestre.

¿Por qué? Ahora mismo estamos detrás de nuestra cuota.

¿Por qué? No hemos concluido suficientes transacciones.

¿Por qué? No tenemos suficientes clientes potenciales calificados de marketing en nuestro embudo de ventas.

¿Por qué? No construimos audiencias en las redes sociales.

¿Por qué? Somos un equipo pequeño y no tenemos tiempo para publicar regularmente.

Solución: Realinee a los clientes con datos sobre la importancia y el impacto del marketing en redes sociales y ofrezca una herramienta de automatización para programar publicaciones en las redes sociales, así como un plan de implementación para el cliente.

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Como puede ver en el ejemplo anterior, el sistema podría usarse con la misma facilidad para consultar cuellos de botella en su propio flujo de ingresos, lo que demuestra la versatilidad de los “5 porqués”.

La herramienta también se puede utilizar para el coaching y el establecimiento de objetivos, por ejemplo, para cuestionar los “por qué” detrás de los “Objetivos y Resultados Clave” (OKR) establecidos y por qué se alinearán con la misión de la empresa. Tampoco es necesario que se limite a solo cinco preguntas; puede continuar profundizando su comprensión del problema central.

El poder de los “5 porqués”

La herramienta proporciona un marco simple y memorable y un sistema de consulta alternativa que los equipos pueden usar para llegar a la raíz de la mayoría de los problemas. Esto, a su vez, permite una comunicación precisa e informada entre equipos y líneas de negocio. Piense en un momento en el que su equipo de ingeniería o producto le preguntó a su equipo de ventas por qué un cliente solicitó una función solo para decir que no era segura. “Los 5 porqués” estimula la curiosidad y le permite consultar solicitudes o tratamientos a gran escala a medida que su negocio crece.

Para los fundadores y líderes, también es poderoso cuando se usa como una herramienta de autoevaluación para sus propias decisiones. Por ejemplo, hacer preguntas como “¿Por qué sugiero esta estrategia?” O “¿Por qué estoy estresado?” Le ayudará a pensar y llegar al corazón de sus propias decisiones y creencias.

Esta metodología también se utiliza ampliamente en situaciones de coaching en las que se anima al coachee a explorar y analizar en profundidad sus supuestos y respuestas para aprender más sobre sus propios procesos internos. A continuación, pueden evaluar sus enfoques en determinadas situaciones y destacar las áreas de mejora personal y profesional específicas.

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Limites

Si bien “Los 5 por qué” se pueden utilizar en varias áreas de trabajo, es importante señalar que su uso como herramienta de análisis de la causa raíz ha sido criticado por ser demasiado simplificado, ya que muchos errores suelen ser multidimensionales. Esto es especialmente cierto en la atención médica (soy un ex cirujano) donde los factores humanos y las limitaciones de tiempo pueden conducir a una diversa relación de error-causal.

Como todas las herramientas, este sistema no debe aplicarse y exigirse de una manera que suprima la curiosidad y la inteligencia innatas, sino como un marco más general en el que los equipos pueden confiar, si se atascan o fallan, para no resolver un problema.

Implementación

Para comenzar y probar si esta herramienta puede ayudar a su propio negocio, comience por integrarla en sus propias herramientas de coaching y programa de auto coaching de liderazgo. Esto le dará una idea personal de si es más simple o más eficiente que sus herramientas existentes, o si es innecesario. También es posible que desee analizar áreas donde las soluciones no resuelven los problemas. Examinar problemas recurrentes, en los que cuestionar una causa más profunda puede revelar un problema mayor o un enfoque diferente para mejorar un área de negocio, puede ser la solución para volver a encarrilar su negocio.