Como propietario de un negocio, es probable que su bandeja de entrada de correo electrónico esté desbordada con información no leída o perdida a diario.

Si pierde el correo electrónico incorrecto, es posible que se pierda algo urgente o algo de un cliente de alta prioridad. Sin embargo, encontrar el tiempo para filtrar el aparentemente interminable flujo de correos electrónicos no leídos puede parecer imposible con una apretada agenda de reuniones y trabajo estratégico.

A continuación, ocho miembros del Consejo de Jóvenes Emprendedores han ofrecido sus mejores recomendaciones sobre cómo domesticar la bandeja de entrada de su correo electrónico para priorizar las respuestas y asegurarse de no perderse información importante.

1. Tenga dos teléfonos separados y una rutina

Se trata de practicidad cuando se trata de administrar una bandeja de entrada de correo electrónico ocupada a diario. Primero, tenga dos teléfonos separados: uno para el personal y otro para los negocios. De esta forma ya estás organizado y sabes qué es una prioridad. En segundo lugar, tenga una rutina diaria de revisar, archivar, responder, reenviar y eliminar correos electrónicos, ya sea a primera hora de la mañana o durante la hora del almuerzo o justo antes de acostarse. Finalmente, sea consistente. Sé que esto puede parecer básico, pero eso es realmente. Si sigues estos consejos y estrategias a diario, te aseguro que no te perderás nada importante con tus correos electrónicos personales o comerciales. – Fritz Colcol, simplemente Thalia

2. Agiliza todo

Para minimizar el tiempo que paso en mi bandeja de entrada, agilizo todo. Primero, tengo una bandeja de entrada de “prioridad” estricta (posible con Superhuman o incluso con Gmail ultrapersonalizado). Filtra todas las promociones, ofertas y correos electrónicos de divulgación de direcciones desconocidas. Además, uso religiosamente “atajos de teclado” para archivar, responder, reenviar y enviar correos electrónicos. No uso mi mouse en absoluto. Por último, me aseguro de responder a los correos electrónicos por lotes, no ad hoc. Dedico tiempo para ocuparme de los correos electrónicos una vez por la mañana y otra al final de la tarde, poniendo alertas en los correos electrónicos importantes y pasando por mi asistente para mantener el ritmo intermedio. Todos estos pasos organizativos me ayudan a dominar mi bandeja de entrada y a priorizar los elementos más importantes y urgentes. – Cooper Harris, Klickly

3. Bloquear el tiempo para los correos electrónicos

Bloquear el tiempo en su calendario todos los días para leer y responder mensajes de correo electrónico sin interrupciones es la clave para revisar todo sin perder el ritmo. Deje tiempo por la mañana, al mediodía y al final de la tarde para revisar todos los mensajes a la vez, y no se sienta tentado a revisar su correo electrónico en otros momentos del día a menos que esté esperando un mensaje específico. Si su herramienta de marketing por correo electrónico incluye la funcionalidad para configurar recordatorios para las tareas, puede recibir notificaciones que le recuerden que debe responder a un correo electrónico. Finalmente, configure carpetas y asegúrese de categorizar todos los mensajes “completos” cada día, de modo que su bandeja de entrada solo esté llena de mensajes sobre los que aún necesita tomar medidas. – Jonathan Prichard, MattressInsider.com

4. Configure diferentes cuentas de correo electrónico

Tengo algunas cuentas de correo electrónico independientes, cada una con su propio propósito en el negocio. Solía ​​ordenar mis correos electrónicos con filtros, pero a veces lo encontraba poco confiable y, en general, menos efectivo para ayudarme a segmentar y priorizar. Tengo una cuenta de correo electrónico para equipos internos específicos, una que uso para autónomos y consultores, y una tercera se encarga de cuestiones financieras como los pagos. Al hacer esto, puedo turnarme para dirigirme a la bandeja de entrada de todos, lo que me permite concentrarme primero en los problemas más importantes. Este método también me permite no tener que cambiar entre diferentes formas de trabajar y patrones de pensamiento; Puedo concentrarme en todos nuestros problemas interpersonales antes de pasar a los asuntos financieros. – Salvador Ordorica, el grupo español LLC

5. Siga un sistema de prioridad para responder correos electrónicos

Generalmente, empiezo por eliminar todo el spam primero. Me ayuda a tener una mejor visión general de lo que queda. Con el spam eliminado, respondo a los correos electrónicos urgentes que no pueden / no deben esperar, priorizando los correos electrónicos que requieren una respuesta más larga primero. Sé que algunas personas pueden dejarlos para el final, pero he descubierto que si los hago antes de otros correos electrónicos, me vuelvo mucho más responsable. Finalmente, comienzo a trabajar en correos electrónicos que requieren una respuesta dentro de las 24 horas. Comenzaré con las respuestas más breves y luego pasaré a los correos electrónicos más largos que deben enviarse antes del final de mi jornada laboral pero que no son urgentes. Claro, hay formas de organizar los correos electrónicos en tu bandeja de entrada, pero esto es solo un mapa general de cómo administro mi bandeja de entrada para asegurarme de que no me pierdo nada. – Emily Stallings, Casely, Inc.

6. Ordene los correos electrónicos sin importancia sobre la marcha

Una forma simple pero efectiva de lidiar con demasiado correo electrónico es usar su teléfono celular y trabajar en él mientras está en movimiento. Ya sea que esté viajando o haciendo algo que no necesita su atención, si descubre que le quedan unos minutos, simplemente abra su aplicación de correo electrónico y maneje los correos electrónicos no esenciales. Asegúrese de marcar los correos electrónicos no deseados como spam, darse de baja del contenido de marketing y eliminar los mensajes antiguos. Pero deje los correos electrónicos importantes para más tarde, cuando pueda sentarse y leerlos detenidamente. Hacer esto mientras está en movimiento o haciendo muy poco es una buena idea, porque simplemente clasificar correos electrónicos insignificantes de correos electrónicos importantes no requiere demasiado poder mental. Realizarás múltiples tareas y realizarás una buena limpieza de tu correo electrónico más adelante mucho más fácilmente. – Blair Williams, miembro de la prensa

7. Utilice la herramienta de filtrado de la bandeja de entrada integrada de Gmail

La estrategia que utilizo se basa en dos factores: una cantidad de mensajes recibidos y la herramienta de filtrado de la bandeja de entrada integrada en Gmail. Como puede comprender por la descripción, conozco bastante bien las palabras clave de las publicaciones que recibo con regularidad. Básicamente, se trata de solicitudes de publicación de invitados. He implementado el filtrado de palabras clave. Estos correos electrónicos se reenvían a nuestro gerente de SEO. De esta manera, no pierdo ningún correo electrónico importante de prospectos o clientes y, al mismo tiempo, administro el flujo de correos electrónicos entrantes para no perderme ninguna gran oferta. – Maksym Babych, SpdLoad

8. Utilice un sencillo proceso de “estrella”

Utilizo la función de estrella en Gmail para resaltar mensajes específicos para diferenciar lo que es urgente. Me ayuda a identificar correos electrónicos prioritarios para mi atención. Durante los períodos de administración dedicados, verifico los mensajes que se están siguiendo y continúo. Me ayuda a concentrarme y no paso más tiempo del necesario en correos electrónicos porque sé lo que se informa, le presto atención y repito. Este sencillo sistema puede ser utilizado por cualquier persona, incluso aquellos que no son expertos en tecnología. Muchos contribuyentes son complicados y la mayoría de nosotros no podemos manejar la bandeja de entrada cero, incluso si es un sueño. Para la mayoría de las personas, el proceso de estrella simple es bastante fácil de adoptar. – Libby Rothschild, dietista principal

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