Por Jane Qiu, cofundadora de Kintell, una plataforma de consultoría de video uno a uno. Tiene un doctorado. en la gestión internacional.

Comunicarse con su equipo puede ser un campo minado. Un paso en falso y ha desencadenado una explosión que podría tener graves consecuencias para sus relaciones con su equipo y la empresa en su conjunto.

Afortunadamente, si puede identificar los peligros antes de salir, no solo navegará en situaciones difíciles de manera segura, sino que todo su equipo también estará más conectado y será más productivo. Entonces, ¿cuáles son las bombas de reserva más importantes que debe evitar y cómo puede volver a encarrilar sus comunicaciones?

El peligro: volverse sensible en Slack

O por correo electrónico o SMS. Tener conversaciones difíciles puede dar miedo, pero tenerlas por escrito puede ser aún peor. Incluso si alguien escribe con buenas intenciones, por ejemplo, deseando evitar la vergüenza o el conflicto, a menudo puede explotar. Sin respuestas inmediatas y sin el tono y los gestos de una conversación cara a cara, es fácil que las personas malinterpreten los esfuerzos bien intencionados y se enojen o se emocionen como resultado.

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La solución: Saber qué canal usar es complicado, pero todo se reduce a comprender el nivel de complejidad emocional y lógica de la situación. ¿Es el tema algo que podría desencadenar emociones (por ejemplo, un problema de desempeño que puede hacer que un miembro del equipo se sienta a la defensiva) o es sencillo? ¿Se enfrenta a un problema simple o es más complejo?

He desarrollado una matriz sobre cómo elijo comunicarme con mi equipo:

En la figura de arriba, puedes ver cuando la complejidad emocional y la complejidad lógica son altas, prioriza un estilo de comunicación que te permita conectarte verdaderamente con la persona. Cuando ambos son débiles, puede usar el correo electrónico o Slack de forma segura; bueno, ¡puede ver la matriz!

Intente usarlo la próxima vez que necesite comunicarse con su equipo y vea cómo ayuda a mantener las conversaciones emocionales en el lugar correcto.

El peligro: una cultura de respuestas instantáneas

Esperamos que nuestros mensajes sean respondidos instantáneamente, y eso incluye a las organizaciones (considere responder a los correos electrónicos después del horario laboral o contestar sus llamadas 24/7). Si bien esto puede ser excelente para una acción rápida, también es bastante tóxico: si siempre responde a cosas operativas mundanas, nunca crea tiempo para el pensamiento estratégico o la conversación consciente.

La solución: Construye culturas que te permitan cerrar correctamente. Anime a su equipo a que bloquee el tiempo de reflexión cada semana y hágales saber que está bien no responder a menos que sea una emergencia. Por supuesto, cuando se enfrenta a un problema complejo, es posible que tenga que ir y venir rápidamente. Pero debe tener cuidado de no llevar este nivel de capacidad de respuesta a todas sus comunicaciones; de lo contrario, estará agotando el espacio que todos necesitan para el pensamiento estratégico.

El peligro: la sobrecarga de información

Piense en la última vez que se sintió realmente abrumado en una reunión. Probablemente es cuando alguien trató de poner tanta información en tu cabeza que apenas pudiste tomarla. Ya sea para inducir a alguien, transmitir un proyecto o capacitar, la sobrecarga de información dificulta la transferencia efectiva de conocimiento.

La solución: Considere todo lo que necesita para comunicarse y divídalo en pequeños pedazos. Digamos que está intentando decidir asociarse con otra empresa. Puede enviar un video que describa la situación antes de enviar al equipo preguntas para pensar y el contrato para leer y comprender. Luego, podría discutir los aspectos más emocionales en una reunión, por ejemplo, por qué el equipo podría estar molesto con ciertos elementos del contrato. Luego, puede hacer un seguimiento en Slack para asegurarse de que todos estén en la misma página. ¿El resultado? Una reunión mucho menos abrumadora.

El peligro: usar el mismo estilo de comunicación para todos

En cualquier equipo, es probable que tenga una mezcla diversa de personalidades. Entonces, ¿por qué asumimos que todos responderán bien al mismo tipo de comunicación? Si bien un extrovertido puede disfrutar de la lluvia de ideas en grupo y tener una reunión para todo, probablemente no sacará el máximo provecho a sus introvertidos si los obliga constantemente a comunicarse de una manera que agote su energía.

Solución: Puede comunicarse de dos formas: de forma sincrónica (al mismo tiempo que la otra persona, como durante una llamada telefónica) o de forma asincrónica (como por correo electrónico, donde el destinatario puede responder en un momento diferente). Identifique quién en su equipo será más capaz de hacer frente a los diferentes métodos, luego pruebe la mejor combinación de los dos.

La trampa: Zoom Fatigue

Todos lo hemos sentido en algún momento durante el año pasado, ese agotamiento que proviene de estar en videollamadas durante horas. Tenemos un equipo global y rápidamente identificamos que tener reuniones frecuentes con un equipo en diferentes zonas horarias simplemente no estaba funcionando, tanto por el desafío de involucrar a todos al mismo tiempo como porque estábamos tan cansados ​​de estar en Zoom.

La solución: Al implementar una combinación de otros tipos de comunicación (por ejemplo, Drift, Slack, Asana), nos volvimos más productivos mientras mantuvimos al equipo comprometido y encaminado. Pregúntese: «¿Necesitamos encontrarnos?» antes de cada reunión y cambie a una forma diferente de comunicación si la respuesta es no. Recuerde, la comunicación sincrónica debe ser un lujo, así que hágalo cuando más lo necesite.

Todos queremos construir negocios productivos, pero también queremos generar excelentes cosechas. Dominar la comunicación en su lugar de trabajo es una de las formas más efectivas de lograr ambos. Si podemos tomar decisiones conscientes sobre cómo y dónde comunicarnos, podemos construir mejores relaciones con nuestro equipo mientras ahorramos tiempo y recursos que nos permiten llevar a cabo negocios más productivos.

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