La pandemia de Covid-19 ha remodelado el cumplimiento educativo, tanto en la educación primaria como en la superior. Como los cursos estaban completamente en línea, se volvió extremadamente difícil para los administradores de TI y los maestros de escuela realizar un seguimiento de todos los elementos de cumplimiento.

Desde la ciberseguridad de los dispositivos personales de alumnos y docentes utilizados para las conferencias, al seguimiento de los distintos canales de comunicación, a la preservación de todos los documentos comerciales, que en sí mismos son un tema en constante evolución, el año El pasado ha sido un desafío para profesionales de legislación y cumplimiento que trabajan en las escuelas, así como profesores, equipos técnicos escolares y administración.

Este desafío se ha visto agravado por el hecho de que las escuelas también tienen la responsabilidad de brindar un sentido de claridad y esperanza en este momento de gran angustia para sus estudiantes.

Los educadores tenían que tener en cuenta las necesidades individuales, lo que han logrado en parte gracias a los avances en la tecnología educativa. Sin embargo, la intersección de la tecnología y la educación presenta muchos obstáculos de cumplimiento que son fáciles de superar sin una estrategia de cumplimiento integral.

Pase lo que pase con la pandemia, el aula remota ha mostrado un gran potencial para el futuro de la educación, pero las escuelas deben garantizar una base estable para que puedan resistir los desafíos tecnológicos del futuro y proteger la privacidad de los estudiantes.

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Conserve todos los documentos comerciales

Dada la naturaleza sensible de los datos con los que trabajan, las escuelas son un excelente ejemplo de una industria regulada, donde una serie de leyes complejas y estrictas regulan el manejo de datos.

Cuando se trata de comunicación, es importante recordar el alcance del término «documentos comerciales» en el contexto de la educación. Esencialmente, cualquier comunicación, por correo electrónico como medio más estándar, pero también a través de todas las demás herramientas y aplicaciones, entre maestros y estudiantes y sus padres que contenga datos sobre el rendimiento académico de un estudiante se considera oficial.

Como tal, debe conservarse y archivarse durante un tiempo suficiente y divulgarse en caso de procedimientos legales o solicitudes de recuperación de datos.

Esto significa que si un maestro distribuye los resultados de los exámenes u otra información (incluidas las clases tomadas y la información de asistencia, número de contacto, premios, etc.), podría estar en violación de FERPA por revelar información confidencial sin el consentimiento previo de los padres y alumnos.

Asimismo, si se trata de un juicio o una auditoría, querrás tener todas las pruebas de cómo se intercambió la información y querrás poder demostrar su autenticidad.

Por ejemplo, si se está comunicando formalmente a través de WhatsApp o Skype, también debe tener una política claramente definida que regule las responsabilidades y los pros y los contras de usar los archivos de WhatsApp de su escuela o el grupo de Facebook, el funcionario o sus cuentas de correo electrónico.

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Tenga cuidado al elegir herramientas de comunicación

Las herramientas de mensajería instantánea resultaron particularmente útiles durante el bloqueo, ya que los maestros podían notificar fácilmente a los estudiantes sobre las fechas de entrega de las tareas, cambios en los horarios de clases o intercambiar actualizaciones importantes.

Y aunque estas herramientas permiten la comunicación uno a muchos en tiempo real, es importante que los profesores y el personal de la escuela no se pasen de la raya aquí. No solo por su ética de trabajo, sino también porque podría dar lugar a graves no conformidades para toda la escuela o incluso para el distrito escolar.

Dada la conveniencia de Facebook, WhatsApp, Slack, Skype o Google Talks, y herramientas emergentes similares, los maestros pueden verse tentados a comunicarse con los estudiantes y los padres sobre temas relacionados con la escuela.

Sin embargo, esta es una violación importante del cumplimiento normativo porque, según FERPA, los maestros solo pueden usar herramientas de comunicación para las cuales han firmado un contrato con el proveedor. Además, si un maestro desea utilizar una nueva aplicación, debe obtener el permiso de los padres para los menores.

Otro aspecto a mencionar aquí es que muchas escuelas usan estrategias de monitoreo para rastrear los canales de comunicación oficiales en casos de ciberacoso o acoso. Si algún miembro del personal va más allá de los canales oficiales para obtener acceso a herramientas y aplicaciones no controladas, puede resultar bastante difícil detectar signos de comportamiento problemático desde el principio y actuar rápidamente.

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Educar a profesores y estudiantes

El aprendizaje a distancia es nuevo para muchos. Habrá tiempo antes de que podamos experimentar plena y cómodamente los beneficios de las aulas remotas sin exponernos demasiado o traspasar nuestros límites.

El punto clave de navegar por el cumplimiento en la educación es aumentar la conciencia de las posibles líneas borrosas y volver a verificar antes de actuar. La privacidad del estudiante y el cumplimiento de sus propias acciones como maestro o empleado de la escuela están en el centro de los esfuerzos de cumplimiento.

En estos días, el cumplimiento es un esfuerzo conjunto. Todos los miembros del equipo deben ser conscientes del cumplimiento, por su propio bien y por el bien de la escuela y la clase que enseñan.

En caso de duda sobre el incumplimiento de la introducción de una nueva aplicación, consulte con el equipo legal de la escuela. El objetivo del cumplimiento no es que los educadores se opongan a la tecnología, sino que la utilicen al máximo y de forma segura a largo plazo.

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