Cuando contrata a un nuevo empleado, comienzan sus responsabilidades de trámites de incorporación.
En cuanto a la integración de nuevos empleados, no hay incrustación … hay un poco del papeleo que necesita recopilar. Esta documentación de incorporación guía todo, desde las deducciones de la nómina hasta la deducción del costo de los beneficios, por lo que necesita todo en orden antes de poder ejecutar la nómina.
Si está nadando en un mar de papeleo a bordo, su balsa salvavidas es una organización. Siga leyendo para conocer los tipos de documentos que debe recopilar de los empleados.
Documentos de incorporación para nuevos empleados
Entonces su candidato ha aceptado el trabajo. ¡Hurra! Ahora es el momento de entrar en el negocio del papel, es decir, el papeleo.
Utilice esta lista de verificación para mantener en orden sus formularios de incorporación (electrónicos y en papel).
Formulario I-9
¿Está autorizado su nuevo empleado para trabajar en los Estados Unidos? Para esto se usa el Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo. El Formulario I-9 es un formulario obligatorio que los empleadores deben distribuir a los nuevos empleados antes de que puedan comenzar a trabajar legalmente.
Usted y su nuevo empleado deben completar el Formulario I-9, que se divide en tres secciones. El empleado completa la primera sección y usted completa la segunda sección. La Sección 3 se relaciona únicamente con la re-verificación de elegibilidad de empleo y recontrataciones.
Hay algo más que debe hacer cuando un empleado completa el formulario I-9: recopilar documentos de identificación y elegibilidad de empleo. Consulte el Formulario I-9 para obtener una lista de documentos aceptables (por ejemplo, pasaporte).
Formulario W-4
Para una nómina específica, debe recopilar el Formulario W-4, Certificado de deducción del empleado, de los nuevos empleados. ¿De qué otra manera sabrá cuánto retener para el impuesto sobre la renta federal?
Una cosa más que quiero mencionar: Asegúrese de utilizar el nuevo Formulario W-4 (2020 y versiones posteriores) para las nuevas contrataciones. ¡No use copias antiguas del Formulario W-4 que encuentre en los archivadores!
El formulario W-4 solicita a los empleados la siguiente información:
- apellido
- Número de seguro social (SSN)
- Estado civil
- Ajustes de retención de impuestos
- Exención de impuestos (si corresponde)
Y tenga en cuenta que el Formulario W-4 no es solo para nuevos empleados. Los empleados pueden completar un nuevo formulario W-4 siempre que necesiten ajustar su retención de impuestos o su estado civil.
Aunque no es necesario que se lo presente a nadie, conserve copias del formulario W-4 para sus registros. El formulario guía la retención del impuesto sobre la renta federal. Sin mencionar que le brinda la información que necesita para completar el formulario W-2 (por ejemplo, SSN).
Estado de los formularios W-4
El Formulario W-4 guía la retención del impuesto sobre la renta federal … pero ¿qué pasa con la retención del impuesto sobre la renta estatal? Los formularios estatales de referencia W-4.
A menos que se encuentre en un estado sin impuestos sobre la renta, debe retener impuestos sobre los salarios de los empleados. Algunos estados tienen su propia versión del formulario federal, mientras que otros utilizan el formulario federal para fines de retención estatal.
Si se encuentra en un estado con impuestos estatales sobre la renta, pídale a su nuevo empleado que complete la versión estatal del Formulario W-4. Use el formulario completo para configurar la nómina y guárdelo para sus registros.
Formularios de depósito directo
Si su nuevo empleado desea recibir su salario mediante depósito directo, debe proporcionarle sus datos bancarios.
Los formularios de depósito directo requieren:
- apellido
- Tipo de cuenta
- Número de ruta
- Número de cuenta
Asegúrese de mantener segura esta información confidencial. Úselo para configurar el depósito directo en su software de nómina.
Acuerdo de no divulgación
¿No quiere que sus empleados hablen de los entresijos de su negocio? Entonces, la incorporación es un buen momento para darles un Acuerdo de confidencialidad (NDA) para que lo firmen. Los acuerdos de no divulgación impiden que los empleados compartan información comercial confidencial enumerada.
Al desarrollar su NDA, podría considerar contratar a un abogado de pequeñas empresas. Su acuerdo de no divulgación debe especificar qué información es confidencial, por cuánto tiempo y qué sucede si el empleado no cumple con los términos.
Después de recopilar un NDA firmado de su nuevo empleado, guárdelo en un lugar seguro para sus registros.
Acuerdo de no competencia
En lugar de o además de un NDA, puede pedir a los nuevos empleados que firmen un acuerdo de no competencia. En muchos estados, un acuerdo de no competencia es un contrato que evita que un empleado acepte un empleo competitivo durante un cierto período de tiempo después de dejar su empresa. Esto significa que un empleado no puede trabajar para un competidor o iniciar un negocio competidor durante el período indicado.
Formularios de contacto de emergencia
Tu equipo está gastando un monton tiempo en su negocio. Probablemente la mayor parte de su tiempo despierto. Entonces, en ese momento pueden pasar muchas cosas. Es por eso que necesita saber a quién llamar en caso de emergencia.
Pídale a sus nuevos empleados que completen un formulario con su información de contacto de emergencia. Es una buena regla general solicitar información a más de una persona. Me gusta ceñirme a tres contactos de emergencia para asegurarme de que tenemos a alguien con quien contactar en caso de emergencia.
Después de recibir el formulario de contacto de emergencia completado y firmado, guárdelo en un lugar seguro. Si está utilizando un software de nómina con un portal de empleados, puede agregarlo aquí para que el empleado pueda realizar cambios fácilmente (por ejemplo, agregar nuevos contactos y / o nuevos números de teléfono, etc.).
Acuerdo del manual del empleado
Tener un manual vivo que pueda actualizar con nuevas políticas es una de las piedras angulares de ser empleador. Puede describir su código de conducta, políticas de vacaciones pagadas, frecuencia de pago, beneficios, etc. De esta forma, los empleados saben exactamente qué se espera de ellos y pueden consultarlos en cualquier momento.
Cuando tiene un manual del empleado (que recomiendo encarecidamente, encarecidamente), necesita un pequeño formulario llamado acuerdo del manual del empleado. Cuando un nuevo empleado ha terminado de leer el manual, firma el formulario. Si realiza algún cambio en su manual, también debe pedir a los empleados que lo revisen y firmen un nuevo formulario para sus registros.
Como todos los demás tipos de documentos de incorporación, conserve el contrato del manual del empleado firmado para sus registros.
Formularios de beneficios
¿Qué tipo de beneficios le ofrece a su nuevo empleado? ¿Posibilidades de planes de jubilación? ¿Seguro de salud? ¿FSA y HSA? Cualquiera que sea el beneficio, asegúrese de distribuir formularios a sus empleados para cada uno.
Los formularios de beneficios brindan a los nuevos empleados información sobre los tipos de beneficios que ofrece. En los formularios, los empleados pueden elegir si desean participar, elegir entre planes y seleccionar montos de contribución.
Después de recuperar los formularios de beneficios completados y firmados de sus nuevos empleados, utilícelos para inscribir al empleado. Y configure adecuadamente su nómina para deducir los montos de contribución correctos del pago de los empleados.
¿Tienes emprendedores? Aquí están los documentos que necesita
No todos los trabajadores que contrata tienen la condición de empleados. Es posible que necesite un contratista independiente para hacer algo por su negocio.
Cuando contrata a un contratista, no tiene que preocuparse por el papeleo de incorporación como el formulario W-4 y los formularios de beneficios. ¿Por qué? Porque los emprendedores no son empleados. No están en su nómina y usted no administra los impuestos sobre la nómina ni les brinda beneficios.
Dicho eso, tu hacer Necesita reunir documentos al contratar a un contratista independiente.
Entonces, ¿qué debería recopilar de su nuevo emprendedor? Formulario W-9, Solicitud de número de identificación fiscal. El formulario W-9 le brinda información clave para sus registros, que incluye:
- apellido
- nombre de la empresa
- Entidad de negocios
- Número de identificación fiscal (EIN o SSN)
Piense en el Formulario W-9 como el equivalente del Formulario W-4, pero para contratistas. El formulario W-9 le brinda la información que necesita sobre el contratista para completar el formulario 1099-NEC, que es la forma en que informa la compensación para los no empleados.
